E-Defter Nedir? Neden Kullanmalıyız?

01-02-2021
|
494 Okuma

Yazılı ve elle tutulur materyallerin yerini yeni nesil teknolojilerin alması sonucu hayatımızı kolaylaştıran yenilikler E-Defter Nedir? Neden Kullanmalıyız? gibi muhasebesel soruları günümüzde yakından takip etme zorunluluğu getirmektedir. Bu sistem kullanımı ile daha güvenilir, hızlı ve düzenli bir altyapı ile firmaların işlerini kolaylaştırması hedeflenmektedir.

E-Defter Nedir?

E-Defter, Vergi Usul Kanunu (V.U.K.) ve Türk Ticaret Kanunu (T.T.K.) hükümleri gereğince kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin, elektronik dosya biçiminde hazırlanması, dijital ortamda Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) belirlediği formatta tutulması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ispat aracı olarak kullanılabilen uygulamaların bütünü niteliğinde olan maliyeye elektronik imza karşılığında teslim edilen yeni nesil sistemdir.

E-Defter Standardı Nedir?

Defterlerin elektronik ortamda hazırlanması için E-Defter kayıtları XML dosyası UTF-8 dil kodlaması formatında standart olan ve dünya çapında kullanıma sahip XBRL (eXtensible Business Reporting Language | Genişletilebilir İş Raporlama Dili) esas alınarak oluşturulmaktadır.

Mali müşavir, muhasebeci veya firma sahibi tarafından ayda bir kere E-Defter ibrazı yapılır. O aya ilişkin berat verilinceye kadar (3 ay içinde) düzeltme yapılabilir, sonraki dönemlerde de ters kayıt atılarak iptal edilip doğrusu atılabilir. Defter beratı zaman damgası kullanılarak özel bir kod yardımı ile oluşturulur ve devlete gönderilir. Maliye denetlemeye gelerek önceden verilen beratlar ile serbest muhasebeciden alınacak beratları inceler. Beratlar aynı ise geçmişte herhangi bir kayıt ya da düzeltme atılmamıştır demek olur. Bu işlemler sırasında bir hata oluşursa e-Defter hazırlanamaz. Aylık E-Defterlerin berat dosyaları izleyen 3.ayın sonuna kadar E-Defter uygulamasına yüklenmelidir.

E-Defter sistemine geçiş yapan şirketler hard-copy olarak adlandırılan defterleri kağıt ortamında tutamazlar. Şahıs, Limited veya Anonim fark etmeksizin tüm işletmeler e-deftere geçiş yaptıklarında kullandıkları ellerindeki defterler için mutlaka defter kapanış tasdiki yaptırmak zorundadır. Muhasebe programlarından bağımsız olarak tüm programlardan kayıtlar alınarak e-Defter oluşturulur.

E-Defter Kapsamında Tutulacak Defterler

E-Deftere ait bütün bilgiler ayrıntılı bir şekilde 19 Ekim 2019 tarihinde yayımlanan tebliğde yer almaktadır. Elektronik Defter Genel Tebliği gereğince yevmiye defteri ve defteri kebir elektronik ortamda oluşturulmalıdır.

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Defter sistemi yalnızca elektronik ortamdan gelen başvurular ile yapılabildiğinden önce e-imza araçlarını tedarik etmemiz gerekir. E-Defter sistemi hizmeti veren birçok firma (http://www.edefter.gov.tr/edefteruyumluyazilimlar.html ) bulunmaktadır. • Gerçek kişi olan mükellefler ise E-Defter (www.edefter.gov.tr) adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini doldurarak, kendilerine ait Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik İmza ile onaylamaları gerekmektedir. • Tüzel kişiler ise Mali Mühür adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini doldurarak, başvurusu yapan kuruma ait mali mühürleri ile onaylamaları gerekmektedir. • Elektronik imza araçlarını temin ettikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’den başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz. • E-Defter başvurusu esnasında "Uyumlu Yazılım" bölümünde kullandığınız defter uygulamasını seçmelisiniz. E-defter sistemine geçmek isteyen işletmeler, defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükellefleri, e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmalıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın mevzuatlarına (http://www.edefter.gov.tr/edeftermevzuat.html) göz atarak aşağıdaki bilgiler çerçevesinde formu doldurup belge işlem ve adımları ile beraber başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz. • Mali Mühür ve Zaman Damgası, • Uyumluluk onayı almış yazılım, • Mevcut ERP içinde bulunan alanların ve programın e-Defter formatına göre güncellenmesi, • E-Defteri işletme saklayacaksa, Türkiye'de uygun arşivleme imkanı olan opsiyonunun seçilmesi. TR Cari programını kullanarak E-Defter sistemini daha kontrollü, güvenli ve verimli şekilde yönetebilirsiniz.

E-Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleşiyor?
• Yevmiye defter boyutuna bakılarak, defter imzalanır. • Yevmiye defterinin şema kontrolü yapılır. • Yevmiye defteri beratı oluşturulup, imzalanır. • Yevmiye defteri beratı şeması kontrol edilip, sıkıştırılır. • Hatasız oluşan dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) web sitesine yüklenir. • Defterin şema kontrolü yapılır. • Yevmiye defterinin beratı oluşturulup, imzalanır. • Defterin beratı şema kontrolü yapılır, berat sıkıştırılır. • Hatası bulunmayan dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) sitesine yüklenir.

Başvurunuzu gerçekleştirdikten sonra GIB üzerinden e-mailinize başvuru evrak numarası, başvuru evrakının PDF kopyası ve E-Defterlerin hangi tarihten itibaren sisteme yüklenmesi gerektiği bilgilendirme maili gönderilir. Dilerseniz E-Defter başvurunuzu linkten (https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/Sorgula.jsp) sorgulayabilirsiniz. Zaman damgası almak isteyenler de TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezine başvurarak temin edebilmektedirler.
Ücretsiz 14 gün Deneme imkanı sunan TR Cari programını deneyerek, internet erişiminizin olduğu her yerden hızlı ve kolayca Ön Muhasebede Dikkat Etmesi Gerekenleri takip edebilirsiniz.

Ön Muhasebe Programı - TR Cari

E-Defter Geçiş ve E-Defter Kullanma Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?

V.U.K.’na göre zorunlu olarak 10 milyon üzeri cirosu olan firmaların E-Defter sistemine geçiş yapmaları gerekmektedir. Bununla birlikte E-Defter sistemine gönüllü geçiş de mümkündür. E-Defter uygulamasına gönüllü olarak geçiş yapmak isteyen firmaların elektronik fatura kullanıcısı olmasına gerek yoktur. E-Deftere zorunlu geçiş yapması gerekenler yılın başında, gönüllü geçiş yapanlar ise dönem içerisinde geçiş yapabilirler. Şahıs firmaları ve tüzel firmalar E-Defter kullanıcısı olabilirler.

E-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, E-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde geçmek zorundadır. Türk Ticaret Kanunu'nun 397'nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler ve bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren geçmek zorundadır.

E-Defter Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

• E-Defter uygulamasını kullanarak dosyalarınızı güvenle muhafaza edebilirsiniz. • Sayfa adedine göre kağıt bastırmazsınız, notere onaylatmazsınız. • Mürekkep masrafınız olmaz. • Yazıcıdan çıktı almanıza gerek olmaz. • Arşiv maliyetiniz kalmaz. • Fazla mesai ile zaman harcamazsınız. • Kağıt israfından kurtulur, çevreyi ve doğayı korursunuz. • Operasyonel süreçleriniz azalır, para ve zamandan tasarruf edersiniz. • Tüm işlemler daha hızlı ve kolay yapılır. • Hata yapma olasılığınız azalır. • Denetimler elektronik ortamda hızlı ve rahat gerçekleşir. • İnternet olan her yerden ulaşabilir, yönetebilirsiniz.

E-Defter Başvurusunda Bilgiler Nasıl Değiştirilir?

Unvan ve vergi kimlik numarası hariç E-Defter başvuru formundaki bilgileri güncellemek için tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik sertifika kullanarak E-Defter uygulamasına giriş yapar. "Bilgi Güncelle" bölümüne tıklar. Açılan ekranda yer alan bilgileri güncelleyebilirler.

E-Defter Başvurusu İptal Edilebilir mi?
Zorunluluk kapsamında olan E-Defter şirketlerinin başvurularını iptal etmeleri mümkün olmamaktadır. Kendi isteği doğrultusunda E-Deftere geçen mükellefler de Gelir İdaresi Başkanlığına dilekçe yazarak göndermeleri durumunda E-Defter başvurularını iptal edilir.

E-Defter Göndermeme ve Geç Gönderme Cezası

213 sayılı yasanın E-Defter sistemine yönelik tebliğde belirtilen süreler içinde başvuru yapmayan veya başvuru yaptığı halde sürelere uyarak sorumluluklarını yerine getirmeyen mükelleflere ilgili ceza hükümleri uygulanır. Defter Beyan Sistemini kullanan kurumlar, E-Defter sistemi dışında basılı veya online olarak herhangi bir işlem yapamazlar. E-Defter uygulaması haricinde basılı (matbu) veya dijital (internet) ortamda defter tutulması durumunda yapılan işlemlerin hepsi yapılmamış sayılır. Defter Beyan Sistemi haricinde iletilen beyannameler gönderilmemiş sayılır. E-Defter Berat dosyaları mücbir sebepler dışında belirlenen bildirim süresi içinde yüklenmediğinde özel usulsüzlük cezası uygulanır. E-Defter Ceza Dökümü (https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2020/12/20201229M1-13-1.pdf ) edebilirler. E-Defter muhasebe kayıtları GİB 'e aktarılma ve Mali Mühürlü veya e-imzalı olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef tarafından saklanır.

E-Defter Beratı Nedir?

İlgili bildirimde yer alan usuller dahilinde çevrimiçi ortamda oluşturulan defterlerde, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Gelir İdaresi Başkanlığının(GİB) Mali Mührüyle onaylanmış elektronik dosyadır. Sistemde herhangi bir sorun oluşması, yasal verilen zamanın içerisinde beratların yüklenememesi halinde, yüklenemeyen beratlara mali mührün dışında zaman damgası eklenmelidir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB E-Defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır. Sadece beratların zaman damgalı olması yeterlidir. Elektronik defterlerin zaman damgalı olma zorunluluğu yoktur.

E-Defter Berat Yükleme Süreleri 2021

• Ekim dönemi için 31 Ocak 2021 • Kasım dönemi için 28 Şubat 2021 • Aralık dönemi için 31 Mart 2021

TR Cari programını kullanabilmek adına başvurunuzu buradan gerçekleştirebilirsiniz.

İlgili Diğer Yazılarımız

İnteraktif Vergi Dairesi Kullanımı
Ön Muhasebede Dikkat Edilmesi Gerekenler
Veresiye Programı Nedir?
E-Ticaret faaliyetlerinde ETBİS kaydı

Bizi Takip Edin!

Instagram
Facebook
Linked-in
Twitter

Bültenimize kaydolun, güncellemelerimizden anında bilginiz olsun