E-Defter Nedir? Neden Kullanmalıyız?

Yazılı ve elle tutulur materyallerin yerini yeni nesil teknolojilerin alması sonucu hayatımızı kolaylaştıran yenilikler E-Defter Nedir? Neden Kullanmalıyız? gibi muhasebesel soruları günümüzde yakından takip etme zorunluluğu getirmektedir. Bu sistem kullanımı ile daha güvenilir, hızlı ve düzenli bir altyapı ile firmaların işlerini kolaylaştırması hedeflenmektedir.

E-Defter Nedir?

E-Defter, Vergi Usul Kanunu (V.U.K.) ve Türk Ticaret Kanunu (T.T.K.) hükümleri gereğince kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin, elektronik dosya biçiminde hazırlanması, dijital ortamda Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) belirlediği formatta tutulması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ispat aracı olarak kullanılabilen uygulamaların bütünü niteliğinde olan maliyeye elektronik imza karşılığında teslim edilen yeni nesil sistemdir.

E-Defter Standardı Nedir?

Defterlerin elektronik ortamda hazırlanması için E-Defter kayıtları XML dosyası UTF-8 dil kodlaması formatında standart olan ve dünya çapında kullanıma sahip XBRL (eXtensible Business Reporting Language | Genişletilebilir İş Raporlama Dili) esas alınarak oluşturulmaktadır.

Mali müşavir, muhasebeci veya firma sahibi tarafından ayda bir kere E-Defter ibrazı yapılır. O aya ilişkin berat verilinceye kadar (3 ay içinde) düzeltme yapılabilir, sonraki dönemlerde de ters kayıt atılarak iptal edilip doğrusu atılabilir. Defter beratı zaman damgası kullanılarak özel bir kod yardımı ile oluşturulur ve devlete gönderilir. Maliye denetlemeye gelerek önceden verilen beratlar ile serbest muhasebeciden alınacak beratları inceler. Beratlar aynı ise geçmişte herhangi bir kayıt ya da düzeltme atılmamıştır demek olur. Bu işlemler sırasında bir hata oluşursa e-Defter hazırlanamaz. Aylık E-Defterlerin berat dosyaları izleyen 3.ayın sonuna kadar E-Defter uygulamasına yüklenmelidir.

E-Defter sistemine geçiş yapan şirketler hard-copy olarak adlandırılan defterleri kağıt ortamında tutamazlar. Şahıs, Limited veya Anonim fark etmeksizin tüm işletmeler e-deftere geçiş yaptıklarında kullandıkları ellerindeki defterler için mutlaka defter kapanış tasdiki yaptırmak zorundadır. Muhasebe programlarından bağımsız olarak tüm programlardan kayıtlar alınarak e-Defter oluşturulur.

E-Defter Kapsamında Tutulacak Defterler

E-Deftere ait bütün bilgiler ayrıntılı bir şekilde 19 Ekim 2019 tarihinde yayımlanan tebliğde yer almaktadır. Elektronik Defter Genel Tebliği gereğince yevmiye defteri ve defteri kebir elektronik ortamda oluşturulmalıdır.

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Defter sistemi yalnızca elektronik ortamdan gelen başvurular ile yapılabildiğinden önce e-imza araçlarını tedarik etmemiz gerekir. E-Defter sistemi hizmeti veren birçok firma (http://www.edefter.gov.tr/edefteruyumluyazilimlar.html ) bulunmaktadır. • Gerçek kişi olan mükellefler ise E-Defter (www.edefter.gov.tr) adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini doldurarak, kendilerine ait Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik İmza ile onaylamaları gerekmektedir. • Tüzel kişiler ise Mali Mühür adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini doldurarak, başvurusu yapan kuruma ait mali mühürleri ile onaylamaları gerekmektedir. • Elektronik imza araçlarını temin ettikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’den başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz. • E-Defter başvurusu esnasında "Uyumlu Yazılım" bölümünde kullandığınız defter uygulamasını seçmelisiniz. E-defter sistemine geçmek isteyen işletmeler, defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükellefleri, e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmalıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın mevzuatlarına (http://www.edefter.gov.tr/edeftermevzuat.html) göz atarak aşağıdaki bilgiler çerçevesinde formu doldurup belge işlem ve adımları ile beraber başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz. • Mali Mühür ve Zaman Damgası, • Uyumluluk onayı almış yazılım, • Mevcut ERP içinde bulunan alanların ve programın e-Defter formatına göre güncellenmesi, • E-Defteri işletme saklayacaksa, Türkiye'de uygun arşivleme imkanı olan opsiyonunun seçilmesi. TR Cari programını kullanarak E-Defter sistemini daha kontrollü, güvenli ve verimli şekilde yönetebilirsiniz.

E-Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleşiyor?
• Yevmiye defter boyutuna bakılarak, defter imzalanır. • Yevmiye defterinin şema kontrolü yapılır. • Yevmiye defteri beratı oluşturulup, imzalanır. • Yevmiye defteri beratı şeması kontrol edilip, sıkıştırılır. • Hatasız oluşan dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) web sitesine yüklenir. • Defterin şema kontrolü yapılır. • Yevmiye defterinin beratı oluşturulup, imzalanır. • Defterin beratı şema kontrolü yapılır, berat sıkıştırılır. • Hatası bulunmayan dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) sitesine yüklenir.

Başvurunuzu gerçekleştirdikten sonra GIB üzerinden e-mailinize başvuru evrak numarası, başvuru evrakının PDF kopyası ve E-Defterlerin hangi tarihten itibaren sisteme yüklenmesi gerektiği bilgilendirme maili gönderilir. Dilerseniz E-Defter başvurunuzu linkten (https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/Sorgula.jsp) sorgulayabilirsiniz. Zaman damgası almak isteyenler de TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezine başvurarak temin edebilmektedirler.
Ücretsiz 14 gün Deneme imkanı sunan TR Cari programını deneyerek, internet erişiminizin olduğu her yerden hızlı ve kolayca Ön Muhasebede Dikkat Etmesi Gerekenleri takip edebilirsiniz.